Cómo elegir una consultora o agencia de IA: preguntas y señales de alarma
Respuesta corta
Para elegir una consultora o agencia de IA, pide casos verificables de empresas como la tuya, pregunta quién construye y quién mantiene, exige un alcance cerrado con entregables y criterios de éxito medibles, y aclara de quién son el código y los datos. Desconfía de quien promete resultados sin ver tus procesos.
Hoy cualquiera con una cuenta de ChatGPT y una web puede llamarse "agencia de IA". Algunas son muy buenas. Otras montan una demo bonita que deja de funcionar al mes. Desde fuera se parecen mucho, así que la diferencia la tienes que encontrar tú en la primera reunión.
Esta lista está pensada para un gerente de pyme que no es técnico y quiere hacer las preguntas correctas.
¿Qué preguntar en la primera reunión con un proveedor de IA?
Lleva estas preguntas apuntadas. Lo importante no es solo la respuesta, sino si te la dan concreta o se van por las ramas.
- ¿Qué habéis hecho para empresas parecidas a la mía? Pide un caso con sector, tamaño, qué problema había y qué se hizo. Si puedes, pide hablar con ese cliente.
- ¿Quién va a construirlo? Equipo propio, subcontratas o freelances. Ninguna opción es mala, pero tienes que saberlo.
- ¿Quién lo mantiene cuando esté en marcha? Las APIs cambian y los modelos se actualizan. Una automatización sin mantenimiento acaba fallando en silencio.
- ¿Qué datos necesitáis y dónde van a estar? Qué proveedor de modelo usan (OpenAI, Anthropic, Google, modelos abiertos), en qué región y con qué contrato de tratamiento.
- ¿Cómo sabremos que funciona? Debe haber una métrica: horas ahorradas, tiempo de respuesta, errores. Si no se puede medir, no se puede evaluar.
- ¿De quién son el código, los flujos y los prompts? Lo razonable es que sean tuyos o que tengas acceso completo.
- ¿Qué pasa si queremos cambiar de proveedor? Pregunta por documentación y por cómo se entrega todo.
Señales de alarma
Si ves dos o más de estas, piensa dos veces antes de firmar:
- Promete resultados sin haber visto tus procesos. "Ahorrarás un 40 %" en la primera llamada es humo.
- Empieza por la herramienta. Si la propuesta gira alrededor de un producto concreto y no de tu problema, te están vendiendo licencias.
- No hay alcance cerrado. "Lo vamos viendo" está bien para un piloto pequeño, no para un proyecto grande.
- No habla de datos ni de RGPD. Un proveedor serio pregunta qué datos personales hay y propone un encargo de tratamiento.
- Casos que no se pueden verificar. Logos sin nombre de proyecto, testimonios sin persona, cifras sin contexto.
- Todo es "agente autónomo". Muchos procesos se resuelven mejor con una automatización sencilla con n8n o Make. Lo explicamos en qué es n8n y para qué sirve.
- No hay nadie técnico en la reunión y nadie sabe responder cómo se conecta con tu ERP o tu CRM.
¿Qué debe incluir una propuesta seria?
| Apartado | Qué tiene que decir |
|---|---|
| Problema | El proceso concreto, con cómo se hace hoy y cuánto cuesta |
| Alcance | Qué entra y, sobre todo, qué no entra |
| Entregables | Qué recibes: flujos, código, documentación, formación |
| Datos y seguridad | Qué datos se usan, dónde se procesan, contrato de tratamiento |
| Plazos | Fases con fechas y qué se valida en cada una |
| Criterio de éxito | La métrica y el valor que se considera bueno |
| Mantenimiento | Qué incluye, cuánto cuesta y cómo se cancela |
| Propiedad | De quién es lo construido |
Si una propuesta no cubre estos puntos, pide que los añadan. Si se resisten, ya tienes información.
Un ejemplo de cómo se nota la diferencia
Una distribuidora de material eléctrico con 25 empleados pide presupuesto a dos proveedores para "un chatbot para clientes". El primero manda una propuesta en dos días con precio cerrado y una demo genérica. El segundo pide una hora para ver cómo entran hoy los pedidos y descubre que el 70 % de las consultas son "¿dónde está mi pedido?" y "¿tenéis stock de X?". Propone conectar el ERP a un asistente que responde esas dos preguntas, y dejar el resto para una persona. Más pequeño, más barato y más útil.
¿Agencia, consultora grande o freelance?
Depende del tamaño del proyecto y de cuánto mantenimiento necesites. Lo comparamos con detalle en consultora grande, agencia o freelance. Y si aún no sabes qué proyecto hacer, el paso previo es una auditoría de IA, que te deja la lista de oportunidades priorizada antes de pedir presupuestos.
Si quieres contrastar una propuesta que ya tienes encima de la mesa, también lo hacemos dentro de nuestra auditoría de IA.
Preguntas frecuentes
¿Es mejor un proveedor de IA local o uno nacional?
Para proyectos que tocan procesos internos, la cercanía ayuda: entrevistas presenciales, visitas a planta, reuniones con el equipo. Para desarrollos muy técnicos, importa más la experiencia que la distancia. Muchos proveedores combinan trabajo en remoto con visitas puntuales.
¿Tengo que pagar por un piloto antes del proyecto completo?
Es buena idea. Un piloto acotado, de pocas semanas y con una métrica clara, reduce el riesgo para ambas partes. Desconfía de pilotos gratuitos muy largos: alguien los acaba pagando.
¿Cómo compruebo los casos de éxito de un proveedor?
Pide el nombre del cliente y permiso para llamarle, o al menos una demostración del sistema funcionando con datos reales anonimizados. Un caso real se puede explicar con detalle: qué se conectó, qué falló al principio y cómo se resolvió.
Escrito por el equipo de Búho AI, que implanta IA, agentes y automatizaciones en pymes y forma a sus equipos. Si algo ha cambiado o quieres que ampliemos un punto, escríbenos.