Cómo crear un asistente de IA para mi empresa

En casi todas las empresas hay una persona a la que todo el mundo pregunta: dónde está la plantilla, cómo se tramita una devolución, qué descuento se puede dar. Un asistente de IA interno hace ese papel con vuestros documentos, a cualquier hora y sin interrumpir a nadie. Así se monta, paso a paso.

Paso 1: elige para qué sirve

"Un asistente que lo sepa todo" no funciona. Empieza por un uso con preguntas repetidas y documentación existente:

• Procedimientos internos: altas, bajas, vacaciones, gastos, protocolos.
• Comercial: catálogo, condiciones, argumentarios, respuestas a objeciones.
• Soporte técnico: manuales de producto e histórico de incidencias.
• Bienvenida de nuevas incorporaciones: todo lo que se explica la primera semana.

Pregunta al equipo qué cinco preguntas le hacen más a menudo. Esa lista es tu punto de partida y, después, tu prueba.

Paso 2: reúne y limpia los documentos

La calidad del asistente depende más de los documentos que del modelo. Antes de subir nada:

• Quita versiones antiguas y duplicados.
• Pon por escrito lo que solo está en la cabeza de alguien. Si el procedimiento no existe en papel, el asistente no lo sabrá.
• Separa lo que todos pueden ver de lo confidencial (nóminas, datos de clientes, contratos).
• Nombra a un responsable de cada documento.

Ejemplo: una empresa de instalaciones eléctricas de 25 personas quería un asistente para los técnicos de campo. Al revisar, vio que el procedimiento de puesta en marcha tenía cuatro versiones distintas en cuatro carpetas. Unificarlo fue la mitad del trabajo y ya mejoró las cosas antes de tener asistente.

Paso 3: decide la herramienta

Herramienta	Encaja si…	Límite principal
GPT de ChatGPT	El equipo ya usa ChatGPT con plan de empresa	Documentos subidos a mano, sin permisos por persona
Proyecto de Claude	El equipo usa Claude y trabaja con documentos largos	Igual: carga manual, uso dentro de Claude
Agente de Copilot o Gem de Gemini	Trabajáis en Microsoft 365 o Google Workspace	Depende de las licencias y de cómo estén ordenados los archivos
Asistente a medida con RAG	Muchos documentos, permisos, varias fuentes o integración en Teams, intranet o ERP	Requiere desarrollo y mantenimiento

Lo comparamos con detalle en cómo hacer que la IA responda con los documentos de mi empresa. Para crear uno rápido en ChatGPT, sigue qué son los GPTs y cómo crear uno. Si os planteáis la opción a medida, conviene entender qué es RAG.

Paso 4: escribe instrucciones y límites

Las instrucciones son el reglamento del asistente. Incluye:

• Papel y público: "Eres el asistente interno de [empresa] para el equipo de administración".
• Fuentes: "Responde solo con los documentos adjuntos; cita el documento y el apartado".
• Qué hacer si no sabe: "Si no está en los documentos, dilo y sugiere preguntar a [persona]".
• Qué no hacer: no dar opiniones legales, no inventar precios, no responder sobre datos personales.
• Formato: respuestas cortas, pasos numerados cuando sea un procedimiento.

Paso 5: pruébalo con preguntas reales

Usa la lista del paso 1 y añade preguntas trampa: algo que no está en los documentos, algo ambiguo, algo con dos versiones. Apunta qué falla. Casi siempre el arreglo está en el documento o en las instrucciones, no en cambiar de modelo. Repite la prueba cada vez que cambies algo.

Paso 6: despliega y mantenlo vivo

• Empieza con un grupo pequeño que dé feedback.
• Explica al equipo qué sabe y qué no, y que siempre comprueben antes de usar un dato con un cliente.
• Revisa cada mes las preguntas sin respuesta: te dicen qué documentos faltan.
• Nombra a una persona que lo mantenga. Un asistente sin dueño se queda viejo en pocos meses.

¿Y si quiero que además haga cosas?

Si el asistente tiene que consultar el ERP, crear una incidencia o preparar un borrador de pedido, ya no es solo un asistente: es un agente. La diferencia está en chatbot frente a agente de IA. En agentes de IA desarrollamos asistentes internos con RAG y conexión a vuestros sistemas, y en formación en IA enseñamos al equipo a usarlos con criterio.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tarda en estar listo un asistente interno?

Con un GPT o un proyecto de Claude y documentos ya ordenados, puedes tener una primera versión en días. Lo que más tiempo lleva es poner los documentos al día. Un asistente a medida con varias fuentes y permisos suele llevar semanas.

¿Es seguro meter nuestros procedimientos en una IA?

Con planes de empresa, los proveedores principales se comprometen a no usar tus datos para entrenar. Aun así, no subas datos personales ni información muy sensible a herramientas genéricas. Para eso, un desarrollo a medida con control de dónde se guardan los datos.

¿Quién debe encargarse dentro de la empresa?

Alguien que conozca bien los procesos, no necesariamente el informático. Necesita tiempo para revisar documentos, recoger fallos y ajustar instrucciones. La parte técnica se puede externalizar; el conocimiento del negocio, no.