¿Qué es Microsoft Copilot y qué hace en una empresa?

"Copilot" aparece hoy en Windows, en el navegador Edge, en Microsoft 365 y hasta en GitHub, y no es lo mismo en cada sitio. Esta guía aclara qué versión es cuál, qué hace de verdad en una pyme y qué necesita para que merezca la pena.

Las versiones, aclaradas

• Copilot (gratuito). El chat de IA de Microsoft en Windows, Edge y la web. Equivale a usar ChatGPT: responde preguntas, redacta, busca. No ve los datos de tu empresa.
• Microsoft 365 Copilot. Licencia de pago por usuario que añade la IA dentro de Word, Excel, Outlook, Teams, PowerPoint y OneNote, y además un chat que puede consultar los correos, documentos y reuniones a los que ese usuario tiene acceso. Es la versión que interesa a una empresa.
• Copilot Studio. Herramienta para crear agentes propios sobre datos y procesos de la empresa, sin o con poco código.
• GitHub Copilot. Asistente de programación. Nada que ver con los anteriores salvo el nombre.

Qué hace en cada aplicación

• Outlook. Resume hilos largos, redacta respuestas con el tono que le pidas, propone borradores a partir de una frase.
• Teams. Toma notas de la reunión, resume lo hablado y saca las tareas con responsable, también si llegas tarde.
• Word. Redacta un primer borrador a partir de otros documentos, reescribe, resume, propone estructura.
• Excel. Explica una tabla, crea fórmulas, detecta tendencias y genera gráficos a partir de una petición en lenguaje natural.
• PowerPoint. Convierte un documento de Word en una presentación con vuestra plantilla.
• Chat de Copilot. "¿Qué se acordó con el cliente X la semana pasada?" responde cruzando correos, reuniones y documentos a los que tienes acceso.

Qué necesita para funcionar bien

Aquí está la parte que no se cuenta en las demos:

1. Datos ordenados en SharePoint y OneDrive. Copilot responde con lo que encuentra. Si la documentación está en el disco de cada uno o en versiones duplicadas, responderá mal o a medias.
2. Permisos bien puestos. Copilot respeta los permisos existentes, lo cual es bueno y peligroso: si una carpeta de nóminas estaba mal compartida, ahora cualquiera puede preguntarle a Copilot por ella. Antes de desplegar, revisar permisos.
3. Licencias adecuadas. Requiere planes Microsoft 365 Business o Enterprise y la licencia de Copilot aparte.
4. Formación. La gente tiene que saber qué pedirle. Sin eso, la licencia se queda en "resumir correos".

Copilot o ChatGPT

• Si tu empresa vive en Microsoft 365, Copilot gana por integración: la IA aparece donde la gente ya trabaja y ve sus datos.
• Si necesitas la herramienta más versátil como aplicación aparte, o construir cosas sobre la API, ChatGPT o Claude suelen rendir mejor en tareas abiertas.
• Muchas pymes combinan: Copilot para toda la plantilla y ChatGPT o Claude para los perfiles que escriben, analizan o programan mucho. Lo comparamos en cómo usar ChatGPT en el trabajo.

Cuándo compensa

Compensa cuando la empresa tiene mucho trabajo de correo, reuniones y documentos, los datos están razonablemente ordenados y se forma a la gente. No compensa comprar licencias para todos "por si acaso": empieza con un grupo, mide en dos o tres tareas y amplía.

Preguntas frecuentes

¿Copilot usa mis datos para entrenar modelos?

No. Microsoft 365 Copilot funciona bajo las condiciones empresariales de Microsoft 365: los datos no se usan para entrenar y se quedan dentro del límite de tu organización.

¿Puedo crear un asistente propio con Copilot?

Sí, con Copilot Studio se crean agentes sobre datos y procesos propios. Para casos más complejos o fuera del ecosistema Microsoft se construyen agentes de IA a medida.

¿Funciona en español?

Sí, en todas las aplicaciones.