Cómo usar ChatGPT para escribir correos de trabajo
Respuesta corta
Para escribir correos de trabajo con ChatGPT, dale cuatro datos: quién eres, a quién escribes, qué quieres conseguir y el tono. Pide una extensión máxima y repasa nombres, fechas y cifras antes de enviar. Guarda los prompts que funcionan como plantillas del equipo y no pegues datos personales de clientes en la versión gratuita.
Escribir correos es de lo primero que la gente le pide a ChatGPT, y de lo que peor sale cuando se pide mal. "Escríbeme un correo para un cliente" da un texto largo, educadísimo y que suena a máquina. Con dos minutos más de contexto sale un correo que podrías haber escrito tú en un buen día.
¿Qué hay que decirle a ChatGPT para que el correo salga bien?
Cuatro cosas, siempre:
- Quién eres. "Soy la responsable de administración de una distribuidora de material eléctrico."
- A quién escribes. "A un cliente de hace años, de confianza, que paga tarde."
- Qué quieres conseguir. "Que pague la factura de septiembre esta semana sin estropear la relación."
- Tono y extensión. "Cercano y directo. Menos de 100 palabras. Sin fórmulas de relleno."
Si además le pegas un correo tuyo que te guste y le dices "escribe con este estilo", el resultado mejora mucho. Lo explicamos con más detalle en qué es un prompt y cómo escribir uno bueno.
Plantillas de prompt para los correos de cada día
| Tipo de correo | Prompt de partida |
|---|---|
| Primer contacto comercial | "Escribe un correo de primer contacto para [cargo] de una empresa de [sector]. Ofrecemos [servicio]. Una sola idea, una pregunta al final, menos de 90 palabras." |
| Seguimiento sin respuesta | "Han pasado 7 días desde que envié este presupuesto [pegar]. Escribe un seguimiento breve que aporte algo nuevo, sin sonar insistente." |
| Respuesta a una reclamación | "Un cliente reclama esto [pegar]. Tenemos razón en X y no en Y. Responde reconociendo lo primero, explicando lo segundo y ofreciendo [solución]." |
| Recordatorio de pago | "Recordatorio amable de la factura [número] vencida hace 15 días. Incluye cómo pagar. Firme pero cordial." |
| Comunicación interna | "Convierte estas notas [pegar] en un correo para toda la plantilla sobre el cambio de horario de verano. Claro, con fechas en negrita." |
| Decir que no | "Un proveedor nos ofrece [propuesta]. No nos interesa ahora. Rechaza dejando la puerta abierta para el año que viene." |
Un truco que funciona: pide tres versiones ("una más formal, una más directa y una muy corta") y quédate con la mejor o mezcla.
¿Cómo responder un correo largo o un hilo enredado?
Pega el hilo completo y pide primero un resumen: "¿Qué me piden exactamente y qué está pendiente?". Después: "Redacta mi respuesta: acepto el punto 1, el 2 lo vemos el lunes, el 3 no es posible por esto". Así no se te escapa nada y la respuesta sigue el orden del correo original.
Ejemplo: una gestoría de 12 personas recibe cada lunes correos de clientes con cinco o seis preguntas mezcladas. La técnica pega el correo, pide la lista de preguntas numeradas y escribe la respuesta punto por punto. Tarda la mitad y no deja preguntas sin contestar.
¿Qué errores delatan que el correo lo ha escrito una IA?
Cualquiera que reciba muchos correos los detecta al vuelo:
- Fórmulas de relleno: "Espero que este correo te encuentre bien", "No dudes en contactarme".
- Exceso de entusiasmo: "¡Estaremos encantados!", tres exclamaciones por párrafo.
- Listas para todo, incluso para decir dos cosas.
- Palabras que nadie usa en un correo de verdad: "sinergias", "potenciar", "en el dinámico mundo de".
- Datos inventados: fechas, importes o nombres que no le diste. ChatGPT rellena huecos.
La solución es pedírselo de entrada ("sin fórmulas de cortesía vacías, sin exclamaciones") y leer siempre antes de enviar. Tú firmas el correo, no la IA.
¿Qué datos no debo pegar en ChatGPT?
En la versión gratuita o en una cuenta personal, evita datos personales de clientes y empleados (DNI, salud, nóminas), contratos confidenciales y datos bancarios. Sustituye nombres por "el cliente" o "[NOMBRE]" y los rellenas tú después. Si tu equipo lo usa a diario, lo razonable es un plan de empresa con condiciones de tratamiento de datos. Lo repasamos en es seguro usar ChatGPT con datos de mi empresa.
¿Y si mi equipo escribe cientos de correos parecidos?
Ahí ya no compensa copiar y pegar. Dos pasos habituales:
- Un GPT del equipo con vuestro tono, vuestras plantillas y ejemplos buenos. Cualquiera lo usa sin escribir el contexto cada vez. Cómo se hace, en qué son los GPTs de ChatGPT.
- Un borrador automático en la bandeja. Si el volumen es alto (atención al cliente, pedidos), una automatización puede leer cada correo entrante, clasificarlo y dejar el borrador listo para que una persona lo revise y lo envíe. Es el tipo de flujo que montamos en automatizaciones con IA.
Si lo que necesitas es que el equipo entero aprenda a hacerlo bien, la formación en IA para empleados trabaja con los correos reales de cada puesto.
Preguntas frecuentes
¿ChatGPT puede enviar los correos por mí?
ChatGPT por sí solo redacta, no envía. Para que el correo salga solo hace falta conectarlo con tu correo mediante una automatización o un agente. En correos a clientes recomendamos que una persona revise antes de enviar, al menos al principio.
¿Se nota si un correo está escrito con ChatGPT?
Se nota cuando se usa sin contexto y sin revisar: fórmulas de relleno, tono exagerado y estructura de lista. Con un buen prompt, un ejemplo de tu estilo y una lectura final, el correo suena a ti.
¿Sirve también Copilot o Gemini para escribir correos?
Sí. Copilot está dentro de Outlook y Gemini dentro de Gmail, así que escriben y resumen sin salir del correo. Las reglas del prompt son las mismas: quién eres, a quién escribes, qué quieres y en qué tono.
Escrito por el equipo de Búho AI, que implanta IA, agentes y automatizaciones en pymes y forma a sus equipos. Si algo ha cambiado o quieres que ampliemos un punto, escríbenos.